ระบบการจัดการด้านเอกสารDMS

ระบบการจัดการด้านเอกสาร

(Document Management System : DMS) เป็นระบบที่ได้รับการปรับปรุงพัฒนาให้มีหน้าที่ในการจัดทำ ดูแล สร้าง กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆภายในสำนักงานองค์ประกอบภายในระบบDMSอาจประกอบด้วยส่วนต่างๆมีดังต่อไปนี้

1. 
   
   
   การประมวลคำ (Word Processing) ถือเป็นการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการรวบรวม จัดพิมพ์เรียบเรียงเอกสารออกมาใช้ในการทำงาน ซึ่งสามารถทำได้สะดวกและรวดเร็วกว่าการใช้งานด้วยเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดานอกจากนั้นเครือข่ายของงานก็ทำได้หลากหลายมากขึ้น เช่น การทำตาราง การจัดเรียงหน้า การจัดทำสารบัญ การตรวจตราคำผิดหรือแม้กระทั่งการจัดรูปแบบของงานพิมพ์ เป็นต้น ตัวอย่างโปรแกรมสำเร็จรูปที่นิยมใช้ได้แก่ Microsoft Word, Wordstar, Word Perfect โดยเฉพาะ Micorosoft Word ที่มีวิวัฒนาการตั้งแต่ Window95, 96, 97, 98, และ2000ซึ่งช่วยให้เอกสารมีความรวดเร็ว สะดวก ถูกต้อง มีคุณภาพ และแสดงถึงความเป็นมืออาชีพโดยเฉพาะ



2. 
   
   
   การประมวลภาพ (Image Processing) เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพโดยอนุญาติให้ผู้ใช้นำรูปภาพจากเอกสารต่างๆมาเก็บไว้ในฐานข้อมูล และสามารถเรียกกลับมาดักแปลงใช้งานได้ใหม่ในโอกาสต่อไปได้ ตัวอย่างโปรแกรมประเภคนี้ ได้แก่ โปรแกรม Micorosoft Office, โปรแกรม Aldus PageMaker เป็นต้น



3. 
   
   
   การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) เป็นชุดคำสั่งที่ทำผู้ให้ใช้สามารถทำรายงานวารสารแผ่นผับ หรือเอกสารสิ่งพิมพ์ที่มีคุณภาพใกล้เครียงกับการผลิตโดยมืออาชีพได้ เพราะผู้ใช้สามารถออกแบบและจัดได้ตามใจเพียงใส่ตัวหนังสือ รูปภาพหรือลวดลายบนหน้ากระดาษ แล้วจัดเรียงทดสอบตัวอย่าง จนเพียงพอต่อความต้องการก็นำมาใช้งานได้ ตัวอย่างโปรแกรมได้แก่ Micorosoft PowerPoint, Corl Draw เป็นต้น



4. 
   
   
   การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา (Reprographics) เป็นการผลิตเอกสารชนิดเดียวกันพร้อมกันหลายๆชุด เพื่อใช้แจกจ่ายหรือเผยแพร่ทั้งภายในแล้วภายนอกสำนักงานได้อย่างรวดเร็ว ข้อได้เปรียบที่เห็นได้ชัดเจน คือสามารถสร้างสำเนาได้สะดวก มีการโต้ตอบได้ ถ่ายพิมพ์แบบย่อหรือขยายก็ได้ หรือจะมีการพิมพ์สองด้านรวมข้อความพร้อมภาพ หรือแม้กระทั่งการจัดลำดับหน้าก็ทำได้เช่นกัน



5. 
   
   
   การเก็บรักษา (Archival storage) ในอดีตมีการเก็บรักษาเอกสารในรูปของกระดาษจนกลายเป็นงานกระดาษ (Paperwork) ทำให้สิ้นเปลืองพื้นที่เก็บรักษา อีกทั้งการค้นหาข้อมูลก็ทำได้ลำบาก ปัจจุบัน OA ทำให้เกิดการจัดเก็บรักษาด้วยหน่วยเก็บข้อมูลสำรองในรูปแบบต่างๆ เช่น เทปแม่เหล็ก (Mangmetic Tape) ไมโคฟิล์ม (Micorofilm) แผ่นแม่เหล็ก (Diskette) หรือแผ่นซีดี (Compact Disc) เป็นต้น ช่วยให้มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ทั้งนี้ผู้บริหารสำนักงานต้องระมัดระวังในเรื่องของการเก็บรักษาข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อป้องกันกันสูญหาย ความล่าช้าในการทำงานหรือการโจรกรรมข้อมูลทางคอมพิวเตอร์ เพื่อให้การดำเนินงานของสำนักงานเป็นไปได้อย่างเหมาะสม

องค์ประกอบของระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1.บุคลากรหรือทีมงานวางแผน ประกอบด้วย ผู้บริหาร ผู้ชำนาญการ ผู้ใช้ระบบ และผู้ดำเนินการ
2.ข้อมูลรายละเอียดประกอบการวางแผน ซึ่งเป็นเอกสาร และวิธีการดำเนินงานในปัจจุบัน
3.วัตถุประสงค์ของการวางแผน ซึ่งพิจารณาจากสิ่งเหล่านี้
- วัตถุประสงค์ของระบบ
- ขอบเขตของงาน
- งานที่ต้องดำเนินการ
- ขั้นตอนการดำเนินการ
- เวลา กำลังคน และทรัพยากรต่างๆ
4.วิธีการหรือกระบวนการที่จะทำให้แผนบรรลุวัตถุประสงค์
- เครื่องมือหรือเทคนิคในการ
- ทรัพยากรอื่นๆที่จำเป็น เช่น เงิน เวลา อุปกรณ์หรือเครื่องมือต่างๆ
OA ประกอบด้วยข้อมูลตัวเลข รูปภาพ ข้อความ และเสียงที่สามารถทำงานเชื่อมโยงกันได้หมดและจุดเริ่มต้นของ OAเป็นการต่อคอมฟิวเตอร์เข้ากับเครื่องพิมพ์ดีด โทรศัพท์ก็สามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติและจะพัฒนาถึงขั้นสามารถใช้โดยไม่ต้องเปลี่ยนเครื่อง จนนำโทรศัพท์มาใช้เป็นหัวใจสำคัญของ OA ที่จะขยายเครือข่ายออกไปได้ทั่วถึ่งทุกจุดในอนาคตข้างหน้า OA จะพยายามมาหาวิธีการเสื่อมอุปกรณ์ต่างๆ หรือเครื่องใช้ในสำนักงานที่มีอยู่แล้วไม่ว่าจะเป็นยี่ห้อใดก็ตามมาใช้ร่วมกันได้ดังนั้นจะเห็นได้ว่ามีความแตกต่างของความหมายคำว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" อยู่มากมาย เพราะผู้นำด้านนี้ คือญี่ปุ่นและสหัฐอเมริกาก็มีความคิดในด้านนี้ไม่เหมือนกัน โดยสหัฐอเมริกา มองว่าสำนักงานอัตโนมัติต้องเป็นระบบประสานกันแต่ญี่ปุ่นมองเห็นว่า OA ว่าเป็นการหาเครื่องมือหรือวิธีการใดๆก็ตามเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานในสำนักงาน ดังนั้นสำนักงานใดที่มุ่งเครื่องมืออุปกรณ์ในเพียงแต่เครื่องคิดเลขไฟฟ้าเท่านั้น ก็อาจเรียกว่าสำนักงานอัตโนมัติได้ นอกจากนั้นผู้เกียวกับองค์การ OA ยังมองความสัมพันธ์ของคนที่ทำงานอยู่ในสำนักงานร่วมกับวัตถุต่างๆ ได้แก่ เฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้
คอมฟิวเตอร์ โทรศัพท์เครื่องจดบันทึกคำบอก เครื่องถ่ายเอกสารเครื่องพิมพ์ดีดและอุปกรณ์ต่างๆ ในลักษณะความสัมพันธ์ระหว่างคนกับเครื่องจักร
( Man - machine relation ) และพยายามจัดสร้างที่ทำงานให้เหมาะสมกับการลองรับอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ทันสมัยอื่นๆ
DR. Hitoshi Watanabe รองประธานบริษัท NEC ฝ่าย OA ได้ให้ทัศนะเกี่ยวกับ OA ว่าแม้ปัจจุบันนี้จะมีการกล่าวขวัญถึงเรื่อง Office Automation ที่สมบูรณ์แบบจริงๆก็ยังเป็นเพียงเป้าหมายในอนาคตเท่านั้นปัจจุบันยังไม่มีระบบ OA ที่สมบูรณ์แบบจริง

สรุปพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามา

เนื่องจากระบบงานสำนักงานอัตโนมัติเป็นงานที่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญ เฉพาะด้านเป็นผู้จัดระบบดังนั้นก่อนจะสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติคงต้องเป็นหน้าที่ของบุคคลดังต่อไปนี้

1.ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรนิกส์

2.ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัท

3.ที่ปรึกษา

4.ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา

เมื่อทำการวิเคราะห์ระบบสำนักงานอัตโนมัติตามรายระเอียดข้างตนแล้ว ก็คงได้ข้อมูลมากเพียงพอที่จะมาประกอบการตัดสินใจได้ และเพื่อการให้ตัดสินใจผิดพลาดเล็กน้อยที่สุด ควรใช้ปัจจัยอื่นภายนอกสำนักงานด้วย เช่น การศึกษา ตลาดของอุปกรณ์อิเล็กทรนิกส์ในขณะนั้นเพื่อเลือกใช้ชนิด ยี่ห้อ ราคาของเครื่องมือเครื่องใช้ว่าคุ้มกับการลงทุนหรือไม่ คู่แข่งขันใช้อุปกรณ์ชนิดใดมีปัญหาอะไรบ้าง แนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี และโอกาสของการขยายตัวของธุรกิจตลอดจนความพร้อมของบุคคลาการในสำนักงานที่จะมีผลให้งานในสำนักงานอัตโนมัติที่จัดหามา สามารถใช้งานได้สมบูรณ์และมีประสิทธิภาพสูงสุดของในการทำงานเมื่อมีการพิจารณาถึงผลประโยชน์ ความหรูหรา และทันสมัยของสำนักงานอัตโนมัติแล้วเชื่อว่าทุกคนคงอยากเป็นเข้าของหรือเข้าไปทำงานในสำนักงานอัตโนมัติแต่
อุปสรรคของการได้มาซึ่งสำนักงานอัตโนมัตินั้นก็คือการลงทุนอย่างมากมายจนต้องมาวิเคราะห์กันใหม่ว่า คุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ มีการต่อต้านจากพนักงานและระบบความปลอดภัยในการรักษาข้อมูล วิธีการที่จะทำให้ตัดสินใจได้ถูกต้องคงต้องศึกษาความเป็นไปได้ และความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงระบบสำนักงานจากแบบธรรมดาให้เป็นแบบอัตโนมัติ เพื่อให้บรรลุผลอย่างเต็มประสิทธิภาพ