ระบบการจัดการด้านเอกสาร
(Document Management System : DMS) เป็นระบบที่ได้รับการปรับปรุงพัฒนาให้มีหน้าที่ในการจัดทำ ดูแล สร้าง กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆภายในสำนักงานองค์ประกอบภายในระบบDMSอาจประกอบด้วยส่วนต่างๆมีดังต่อไปนี้
การประมวลคำ (Word Processing) ถือเป็นการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการรวบรวม จัดพิมพ์เรียบเรียงเอกสารออกมาใช้ในการทำงาน ซึ่งสามารถทำได้สะดวกและรวดเร็วกว่าการใช้งานด้วยเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดานอกจากนั้นเครือข่ายของงานก็ทำได้หลากหลายมากขึ้น เช่น การทำตาราง การจัดเรียงหน้า การจัดทำสารบัญ การตรวจตราคำผิดหรือแม้กระทั่งการจัดรูปแบบของงานพิมพ์ เป็นต้น ตัวอย่างโปรแกรมสำเร็จรูปที่นิยมใช้ได้แก่ Microsoft Word, Wordstar, Word Perfect โดยเฉพาะ Micorosoft Word ที่มีวิวัฒนาการตั้งแต่ Window95, 96, 97, 98, และ2000ซึ่งช่วยให้เอกสารมีความรวดเร็ว สะดวก ถูกต้อง มีคุณภาพ และแสดงถึงความเป็นมืออาชีพโดยเฉพาะ- การประมวลภาพ (Image Processing) เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพโดยอนุญาติให้ผู้ใช้นำรูปภาพจากเอกสารต่างๆมาเก็บไว้ในฐานข้อมูล และสามารถเรียกกลับมาดักแปลงใช้งานได้ใหม่ในโอกาสต่อไปได้ ตัวอย่างโปรแกรมประเภคนี้ ได้แก่ โปรแกรม Micorosoft Office, โปรแกรม Aldus PageMaker เป็นต้น
- การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) เป็นชุดคำสั่งที่ทำผู้ให้ใช้สามารถทำรายงานวารสารแผ่นผับ หรือเอกสารสิ่งพิมพ์ที่มีคุณภาพใกล้เครียงกับการผลิตโดยมืออาชีพได้ เพราะผู้ใช้สามารถออกแบบและจัดได้ตามใจเพียงใส่ตัวหนังสือ รูปภาพหรือลวดลายบนหน้ากระดาษ แล้วจัดเรียงทดสอบตัวอย่าง จนเพียงพอต่อความต้องการก็นำมาใช้งานได้ ตัวอย่างโปรแกรมได้แก่ Micorosoft PowerPoint, Corl Draw เป็นต้น
- การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา (Reprographics) เป็นการผลิตเอกสารชนิดเดียวกันพร้อมกันหลายๆชุด เพื่อใช้แจกจ่ายหรือเผยแพร่ทั้งภายในแล้วภายนอกสำนักงานได้อย่างรวดเร็ว ข้อได้เปรียบที่เห็นได้ชัดเจน คือสามารถสร้างสำเนาได้สะดวก มีการโต้ตอบได้ ถ่ายพิมพ์แบบย่อหรือขยายก็ได้ หรือจะมีการพิมพ์สองด้านรวมข้อความพร้อมภาพ หรือแม้กระทั่งการจัดลำดับหน้าก็ทำได้เช่นกัน
การเก็บรักษา (Archival storage) ในอดีตมีการเก็บรักษาเอกสารในรูปของกระดาษจนกลายเป็นงานกระดาษ (Paperwork) ทำให้สิ้นเปลืองพื้นที่เก็บรักษา อีกทั้งการค้นหาข้อมูลก็ทำได้ลำบาก ปัจจุบัน OA ทำให้เกิดการจัดเก็บรักษาด้วยหน่วยเก็บข้อมูลสำรองในรูปแบบต่างๆ เช่น เทปแม่เหล็ก (Mangmetic Tape) ไมโคฟิล์ม (Micorofilm) แผ่นแม่เหล็ก (Diskette) หรือแผ่นซีดี (Compact Disc) เป็นต้น ช่วยให้มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ทั้งนี้ผู้บริหารสำนักงานต้องระมัดระวังในเรื่องของการเก็บรักษาข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อป้องกันกันสูญหาย ความล่าช้าในการทำงานหรือการโจรกรรมข้อมูลทางคอมพิวเตอร์ เพื่อให้การดำเนินงานของสำนักงานเป็นไปได้อย่างเหมาะสม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น